Przebieg procesu certyfikacji produkcji ekologicznej

Złożenie wniosku lub/i zgłoszeniaZgłoszenia dokonuje właściciel lub osoba zarządzająca wypełniając:
a) dla gospodarstw- “Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa “
b) dla pozostałych podmiotów w zakresie produkcji ekologicznej- “Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa “ oraz “ Wniosek o certyfikację zgodności produkcji prowadzonej metodami ekologicznymi” przekazując go do siedziby Jednostki.Wniosek i Zgłoszenie …. zawiera między innymi: podstawę prawną, adres Klienta, oświadczenie Klienta, że informacje zawarte we wniosku zostały wypełnione po uprzednim zapoznaniu z zasadami produkcji ekologicznej oraz deklarację do stosowania się do wymienionych zasad
Przegląd wniosku
Jednostka dokonuje oceny wniosku pod kątem, czy:
• informacje o Kliencie i wyrobie są wystarczające,
• wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy JC a Klientem zostały wyjaśnione,
• zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany,
• środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną były dostępne
• JC ma możliwości świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji
Przygotowanie kontroli, umowy i planu kontroli
Po pozytywnej ocenie wniosku przygotowuje się Plan Kontroli oraz umowę dla konkretnego Klienta. Jednostka: ewidencjonuje dokumenty, przypisuje producentowi numer.
Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru
Inspekcja roczna przeprowadzana jest zgodnie z planem kontroli i obejmuje kompleksowe sprawdzenie zgodności prowadzonej działalności z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/848
Inspekcja roczna jest zapowiedziana.
Oprócz inspekcji rocznej jednostka przeprowadza także inspekcje nadzoru niezapowiedziane związane z działaniami monitorującymi lub związane z informacjami nadzoru. Każdorazowo kopię sprawozdania z kontroli otrzymuje producent.
Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji
Inspektorzy niezwłocznie po zakończeniu kontroli przekazują sprawozdanie do
Biura Jednostki, gdzie dokumentacja jest weryfikowana.
Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu lub uznaniu okresu konwersji. Wystawienie certyfikatu i przekazanie go Klientowi.
Po dokonaniu przeglądu protokołu Upoważniona Osoba podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu zgodności:
• produkcji ekologicznej lub
• uznaniu okresu konwersjiW przypadku negatywnej decyzji producent otrzymuje decyzję na piśmie.W wyjątkowych przypadkach ( na prośbę klienta pisemną lub telefoniczną) dopuszcza się certyfikację przyspieszoną gospodarstw ekologicznych ( np. ze względu na plonowanie owoców miękkich, przeniesienie certyfikacji, itp.). Certyfikacja przyspieszona nie dotyczy podmiotów nowych, nie kontrolowanych w latach poprzednich.

Upoważniona Osoba przed podjęciem decyzji certyfikacji przyspieszonej, ocenia:
• wyniki z inspekcji z lat poprzednich,
• plan produkcji na rok dotyczący wydania certyfikatu,
• wszelkie informacje dotyczące rozpatrywanego podmiotu

Po pozytywnej decyzji producent otrzymuje certyfikat zgodności.
Nadzór
Informacje nadzoru obejmują:
• wyniki kontroli nadzoru,
• wyniki badań produktów,
• odwołania i skargi,
• informacje dotyczące ograniczenia zakresu certyfikacji,
• informacje dotyczące niewłaściwego lub nieuprawnionego powoływania się na znaki zgodności,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności jednostki i jej KlientówProducent który nie spełnia wymagań będzie podlegał sankcjom.
Istnieje pięć typów sankcji stosowanych w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań: upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie, ograniczenie zakresu certyfikacji i cofnięcie. Sankcje stosowane są na podstawie Katalogu Sankcji.
Dotyczą one niezgodności punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych.
Producent ma prawo odwołać się od decyzji o przyznaniu sankcji do Dyrektora JC PNG lub Rady Ekspertów działającej przy JC PNG jako drugiej instancji.Zasady współpracy z wnioskodawcami oraz z posiadaczami certyfikatów
Jednostka certyfikująca dąży do zapewnienia sprawnej współpracy z klientami,
z uwzględnieniem zaspokojenia ich potrzeb, przy zachowaniu wszelkich wymagań formalnych systemu certyfikacji.
Sprawną współpracę z klientami zapewnia między innymi to, że wszelkie istotne informacje są przekazywane w formie telefonicznej lub/i pisemnej i w sposób udokumentowany. Zachowanie poufności jest zapewnione dzięki przekazywaniu informacji tylko osobom upoważnionym przez wnioskodawcę.

A. Uzgodnienia
Na wstępnym etapie procedury certyfikacji jednostka certyfikująca szczegółowo uzgadnia z wnioskującym zakres certyfikacji, przyjęcie warunków umowy.

B. Przerwanie procesu certyfikacji
Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie wnioskującego na każdym etapie tego procesu, przy czym jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez wnioskującego kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.
Powodem przerwania procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się wnioskującego w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

C. Informowanie o zmianach
W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w jednostce certyfikującej, powiadamia ona o tym wszystkich zainteresowanych, wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu
Decyzje o udzieleniu lub odmowie udzielenia certyfikatu podejmuje Upoważniona Osoba na podstawie wniosku inspektora, który przeprowadzał kontrolę. Wnioski są składane w oparciu o szczegółową analizę wszystkich dokumentów związanych z procesem certyfikacji.
W przypadku decyzji o odmowie udzielenia certyfikatu wnioskujący otrzymuje pisemne uzasadnienie decyzji odmownej i jest powiadamiany o możliwości odwoływania się od decyzji – w określonym terminie do Dyrektora Jednostki. System jakości jednostki certyfikującej jednoznacznie określa tryb postępowania z odwołaniami od decyzji.

Okres ważności certyfikatu zgodności produkcji ekologicznej wynosi 12 miesięcy od daty wydania, ale może być dłuższy, nie więcej niż 18 miesięcy od daty wydania.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu
Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot umowy między wnioskodawcą a jednostką certyfikującą.
W umowie są określone szczegółowo zarówno dopuszczalne zasady posługiwania się certyfikatem przez jego posiadacza jak i uzgodnienia dotyczące działań kontrolnych jakie będzie prowadziła jednostka certyfikująca.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:
• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
• informowanie jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,
• stosowania oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

Zmiana zakresu certyfikatu
Jeżeli informacja nadzoru dotyczy zmian zakresu certyfikatów (dotyczy tylko procesu certyfikacji produkcji ekologicznej) Uprawniona osoba analizuje zasadność informacji i podejmuje jedną z decyzji:
– rozszerzenie zakresu, jeżeli plonowanie było ≤ 30 % od prognozowanego (bez dodatkowych opłat),
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli plonowanie było wyższe o 30 % niż prognozowano
– zmiany zakresu (ustalonego dla certyfikacji przyspieszonej) w wyniku kontroli rocznej,
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy zakres,
– rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i miejsce produkcji jest takie same jak podczas kontroli certyfikacyjnej (płatne),
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i / lub miejsce produkcji jest inne niż podczas kontroli certyfikacyjnej,
– rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt w obrocie, ale warunki transportu, magazynowania i sprzedaży nie uległy zmianie (płatne).
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt w obrocie, ale warunki transportu i/lub magazynowania i/.lub sprzedaży uległy zmianie.

W procesie certyfikacji mogą być stwierdzane niezgodności:
• nieznaczna,
• znaczna
• krytyczna

Niezgodność nieznaczna, nie ma wpływu na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji / integrowanej produkcji lub zgodność ze specyfikacją, wpisywana jest do:
– protokołu z kontroli ( jeżeli stwierdzono podczas kontroli) lub
– przesyłane listem poleconym ( jeżeli stwierdzono w procesie certyfikacji innym niż
kontrola)

Niezgodność z przepisami jest nieznaczna, jeżeli:

(i) środki ostrożności są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez
podmiot są skuteczne;

(ii) niezgodność z przepisami nie ma wpływu na integralność produktu ekologicznego lub
produktu w okresie konwersji;

(iii) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty
w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu
produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej;

Czas trwania dla niezgodności nieznacznej
Przyznanie niezgodności nieznacznej jest ze skutkiem natychmiastowym jako upomnienie, wymagane jest przedłożenie przez Klienta planu działania w terminie wyznaczonym na skorygowanie niezgodności z przepisami

Niezgodność znaczna ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji / integrowanej produkcji lub zgodność ze specyfikacją,

Niezgodność z przepisami jest znaczna, jeżeli:

(i) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez podmiot są nieskuteczne;

(ii) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji;

(iii) podmiot nie skorygował w odpowiednim czasie nieznacznej niezgodności z przepisami;

(iv) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej;

Czas trwania:
Przyznanie niezgodności znacznej jako ostrzeżenia wymaga czasu na rozwiązanie przez Klienta przyczyny niezgodności.
Czas przyznany na poprawę zostanie uzgodniony między JC a Klientem maksymalnie do 3 miesięcy od daty przyznania niezgodności. Wymagane jest przedłożenie przez Klienta dowodów poprawy środków ostrożności i kontroli przeprowadzanych przez Klienta w celu zapewnienia zgodności.

Niezgodność krytyczna ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji / integrowanej produkcji lub zgodność ze specyfikacją,

Niezgodność z przepisami jest krytyczna, jeżeli:

(i) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez podmiot są nieskuteczne;

(ii) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji;

(iii) podmiot nie koryguje wcześniejszych znacznych niezgodności z przepisami lub wielokrotnie nie koryguje innych kategorii niezgodności z przepisami;

(iv) brak informacji z systemu identyfikowalności dotyczącej zlokalizowania danego produktu/danych produktów w łańcuchu dostaw, a zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej nie jest możliwy;

Niezgodność krytyczna wymaga określenia nowego okresu konwersji

Jednostka Certyfikująca zawiesza ważność certyfikacji i zleca działania wyjaśniające w przypadku :
• Stwierdzenia niezgodności znacznej lub krytycznej
• stwierdzenia niestosowania się Klienta do wymagań produkcji metodami ekologicznymi/ integrowanej produkcji lub specyfikacji oraz nie wywiązał
się z ustaleń pokontrolnych,
• negatywnych wyników kontroli przeprowadzonej w ramach nadzoru,
• uniemożliwienia przeprowadzenia działań kontrolnych,
• stwierdzenia przekroczenia praw i zobowiązań określonych w umowie certyfikacyjnej, jeżeli to przekroczenie nie nosiło znamion złej woli,
• niespełnienie w terminie zobowiązań finansowych wobec JC,
• stwierdzenie, że Klient wprowadził zmiany w działalności ekologicznej i nie poinformował o tym fakcie JC.

WARUNKI ZAWIESZENIA:

Kara:
Podmiotowi uniemożliwi się przez pewien okres czasu na korzystanie z symboli produkcji ekologicznej i posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na w/w metodę produkcji.

Czas trwania:
Okres czasu zawieszenia zostanie wyznaczony przez JC i nie przekroczy okresu 6 miesięcy.
Po wygaśnięciu tego okresu, sankcje, które nie zostały rozwiązane, spowodują
cofnięcie certyfikacji i kontraktu między JC a podmiotem.
Zniesienie zawieszenia:
Zawieszenia zostaną utrzymane dopóki nie będzie pisemnego bądź widocznego dowodu, który potwierdzi, że niezgodność, z której wyniknęło zawieszenie, została rozwiązana.

Rodzaje zawieszeń bezpośrednich:
– częściowe: tylko niektóre produkty lub ich partie z certyfikowanego zakresu są zawieszone W produkcji ekologicznej zawieszenie częściowe stosowane w przypadku podejrzenia działania niecelowego ( np. zniosy)
– całkowite-certyfikat jest całkowicie zawieszony w pełnym zakresie
W produkcji ekologicznej zawieszenie całkowite stosowane jest w przypadku
podejrzenia działania celowego ( np. celowe zastosowanie niedozwolonych ŚOR)

Jednostka Certyfikująca ogranicza zakres certyfikacji lub wymaga nowego okresu konwersji
w przypadku nie wprowadzenia poprawy środków ostrożności i kontroli

Jednostka Certyfikująca cofa ważność certyfikacji w przypadku:
• stwierdzenia niezgodności krytycznej
• nadużycia przez Klienta uprawnień wynikających z posiadania certyfikacji,
• stwierdzenia podczas kontroli nadzoru istotnych uchybień niemożliwych do szybkiego usunięcia ( naprawy),
• niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikacji, chyba że Klient uzgodnił z JC zmianę terminu,
• niespełnienie zobowiązań finansowych wobec JC
• na wniosek Klienta,
• jeżeli Klient nie wprowadzi w wymaganym terminie zmian wymaganych przez przepisy nadrzędne, certyfikat utraci ważność z dniem obowiązywania przepisów nadrzędnych,
• certyfikacji grupowej -wycofanie przyznanego certyfikatu dla całej grupy gdy niedociągnięcia w strukturze lub funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznych, w szczególności polegające na niewykrywaniu przypadków niezgodności z przepisami u poszczególnych członków grupy podmiotów wpływają na integralność produktów ekologicznych i produktów w okresie konwersji.

WARUNKI COFNIĘCIA
Kara:
Anulowanie kontraktu spowoduje całkowity zakaz korzystania z symboli w znakowaniu i reklamie: rolnictwa ekologicznego i posługiwania się certyfikatem.
Zakaz wprowadzania do obrotu produktów zawierających odniesienie do produkcji ekologicznej, wymagany nowy okres konwersji
Czas zakazu obrotu produktami z odniesieniem do ekologicznej metody produkcji
zostanie wyznaczony przez JC i uzgodniony z GIJHARS

Czas trwania:
Podmiot któremu cofnięto certyfikat nie może ponownie ubiegać się o certyfikację w przez okres 12 miesięcy od daty cofnięcia.

W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:
a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
b) ocena procesu produkcji,
c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
e) nadzór nad używaniem certyfikatu.