PRZEBIEG PROCESU CERTYFIKACJI PRODUKTÓW REGIONALNYCH I TRADYCYJNYCH

1. Złożenie wniosku

Zgłoszenia  dokonuje producent lub jego prawny przedstawiciel wypełniając:

Wniosek o certyfikację zgodności  produktów regionalnych  ( dostępny na stronie Jednostki)

i przekazując go wraz z wymaganymi załącznikami do siedziby Jednostki. Rodzaj wymaganych załączników zależy od wymagań specyfikacji.

2. Przegląd wniosku

Jednostka dokonuje oceny wniosku w celu upewnienia się, czy:

• wymagania dotyczące certyfikacji są jasno zdefiniowane, udokumentowane i zrozumiane,
• wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy JC a Klientem zostały wyjaśnione,
• JC ma możliwości świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji.
• czy należy pobrać próby produktu podczas kontroli
• czy istnieją informacje nadzoru
• czy produkt jest na Liście działań w zakresie elastycznym (dostępny na stronie Jednostki- zakres certyfikacji)

Producent otrzymuje zaświadczenie o numerze wpisu do rejestru producentów produktów tradycyjnych i regionalnych w terminie 14 dni od dnia wpisu.

3. Przygotowanie inspekcji, umowy i planu kontroli
   Po pozytywnej ocenie wniosku Jednostka certyfikująca w oparciu o Standardowy Plan Kontroli przygotowuje Plan Kontroli dla konkretnego Klienta.
   Jednostka przesyła do producenta plan kontroli i umowę o dokonanie dobrowolnej certyfikacji zgodności i nadzór nad stosowaniem wydanych certyfikatów
   Po podpisaniu i przesłaniu umowy proces certyfikacji uznaje się za rozpoczęty.
4. Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru
   Inspekcja roczna przeprowadzana jest zgodnie z planem kontroli i obejmuje kompleksowe potwierdzenie zgodności procesu produkcji ze specyfikacją produktu. Jeżeli wymaga tego zapis w specyfikacji podczas inspekcji pobierane są próby wyrobów do badań.
   Inspekcja roczna jest zapowiedziana.
   Oprócz inspekcji rocznej jednostka przeprowadza także inspekcje nadzoru niezapowiedziane związane z działaniami monitorującymi lub związane z informacjami nadzoru. Każdorazowo kopię protokołu kontroli otrzymuje producent.
5. Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji
   Kontrolerzy niezwłocznie po zakończeniu inspekcji przekazują sprawozdanie do
   Biura Jednostki. Dyrektor Biura DB dokonuje oceny kompletności i poprawności przekazanej dokumentacji kontrolnej.
6. Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu lub zaliczeniu roku przestawienia. Wystawienie certyfikatu i przekazanie go Klientowi.

Po  przeglądzie wszystkich informacji i wyników kontroli pod kątem  zgodności procesu produkcji  ze specyfikacją Jednostka Certyfikująca podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikacji .

Okres ważności certyfikacji wynosi 12 miesięcy od daty wydania.

W przypadku negatywnej decyzji producent otrzymuje decyzję na piśmie.

Po pozytywnej decyzji producent otrzymuje certyfikat zgodności.

7.Nadzór
Informacje nadzoru obejmują:
• wyniki inspekcji nadzoru,
• wyniki badań produktów,
• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,
• odwołania i skargi,
• zmiany w zakresie certyfikatu,
• informacje od Klienta o zmianach w procesie produkcji,
• żądanie informacji przez stronę trzecią,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności jednostki

Producent który nie spełnia wymagań będzie podlegał sankcjom.
Istnieją cztery typy sankcji stosowane w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań: upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie.

Dotyczą one niezgodności punktów kontroli oraz ustaleń zawartych w umowie o certyfikację
Producent ma prawo odwołać się od decyzji o przyznaniu sankcji do Dyrektora JC “PNG” lub Rady Ekspertów działającej przy JC “PNG” jako drugiej instancji.

ZASADY WSPÓŁPRACY Z WNIOSKODAWCAMI ORAZ Z POSIADACZAMI CERTYFIKATÓW
Jednostka certyfikująca dąży do zapewnienia sprawnej współpracy z klientami,
z uwzględnieniem zaspokojenia ich potrzeb, przy zachowaniu wszelkich wymagań formalnych systemu certyfikacji.
Sprawną współpracę z klientami zapewnia między innymi to, że wszelkie istotne informacje są
przekazywane w formie telefonicznej lub/i pisemnej i w sposób udokumentowany. Zachowanie poufności jest zapewnione dzięki przekazywaniu informacji tylko osobom upoważnionym przez wnioskodawcę.

1. Uzgodnienia
   Na wstępnym etapie procedury certyfikacji jednostka certyfikująca szczegółowo uzgadnia z wnioskującym zakres certyfikacji, przyjęcie warunków umowy.
2. Przerwanie procesu certyfikacji
   Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie wnioskującego na każdym etapie tego procesu, przy czym jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez wnioskującego kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.
   Powodem przerwania procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się wnioskującego w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.
3. Informowanie o zmianach
   W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w tej jednostce, powiadamia ona o tym wszystkich zainteresowanych, wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu
Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot umowy między wnioskodawcą a jednostką certyfikującą.
W umowie są określone szczegółowo zarówno dopuszczalne zasady posługiwania się certyfikatem przez jego posiadacza jak i uzgodnienia dotyczące działań kontrolnych jakie będzie prowadziła jednostka certyfikująca.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:
• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
• informowanie jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,
• stosowania oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z umową o nadzorowaniu używania certyfikatu

ZAWIESZENIE CERTYFIKACJI
Producentowi rolnemu lub przedsiębiorstwu uniemożliwi się przez pewien okres czasu na korzystanie z oznaczeń określonych w Rozporządzeniu 2024/1143 , posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na tradycyjną metodę produkcji.

Czas trwania:
Okres czasu zostanie wyznaczony przez JC i będzie miał maksymalną ważność przez okres 6 miesięcy. Po wygaśnięciu tego okresu, sankcje, które nie zostały rozwiązane, spowodują anulowanie certyfikatu i kontraktu między JC a producentem.

Zniesienie zawieszenia:
Zawieszenia zostaną utrzymane dopóki nie będzie pisemnego bądź widocznego dowodu, który potwierdzi, że niezgodność, z której wyniknęło zawieszenie, została rozwiązana.
JC podejmie decyzję o przeprowadzeniu zapowiedzianej lub niezapowiedzianej kontroli w celu weryfikacji dowodów.

COFNIĘCIE CERTYFIKACJI
Cofnięcie certyfikacji spowoduje całkowity zakaz korzystania z oznaczeń o których mowa w R 2024/1143 posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na tradycyjną metodę produkcji.

Czas trwania:
Producent, któremu cofnięto certyfikację nie może ponownie ubiegać się o certyfikację przez okres 12 miesięcy od daty anulowania.

KOSZTY ZWIĄZANE Z CERTYFIKACJĄ I OPŁATY.
Koszty związane z całym przeprowadzonym procesem certyfikacji ponosi wnioskodawca niezależnie od wyniku procesu certyfikacji.

Cennik na usługi certyfikacyjne jest udostępniany na życzenie Klienta.
W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:
a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
b) ocena procesu produkcji,
c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
e) nadzór nad używaniem certyfikatu.

W przypadku produktów tradycyjnych i regionalnych wysokość opłat za badania laboratoryjne (w procesie nadzoru lub w przypadku zlecania podstawowych badań) są ustalane między Jednostką a laboratorium.