• PRIT
  • RE
  • ISO 22000
  • SZJ
  • Global GAP
  • OPS
  • ISO 9001

Przebieg procesu certyfikacji

  Proces typowej certyfikacji dzieli się na 7 etapy:

              etap 1 – Złożenie wniosku

              etap 2- Przegląd wniosku

              etap 3- Przygotowanie inspekcji, umowy

              etap 4 – Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru

              etap 5 – Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji

              etap 6 – Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu

                          Wystawienie certyfikatu i przekazanie go Klientowi

              etap 7- Nadzór

 
1. Złożenie wniosku

Zgłoszenia dokonuje właściciel lub osoba zarządzająca wypełniając “Wniosek o certyfikację zgodności produktów regionalnych i tradycyjnych” przekazując go do siedziby Jednostki.

 
Wniosek zawiera między innymi:

– podstawę prawną,

– adres Klienta

– oświadczenie Klienta, że informacje zawarte we wniosku zostały wypełnione po uprzednim zapoznaniu z wymaganiami dla produktów tradycyjnych i regionalnych, oraz deklarację do stosowania się do wymienionych zasad

 
2. Przegląd wniosku

Jednostka dokonuje oceny wniosku w celu upewnienia się, czy:

• informacje o Kliencie i procesie są wystarczające,

• wymagania dotyczące certyfikacji są jasno zdefiniowane, udokumentowane i zrozumiałe,

• wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy JC a Klientem zostały wyjaśnione,

• zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany,

• JC ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji.

3. Przygotowanie inspekcji, umowy

Po pozytywnej ocenie wniosku Jednostka Certyfikująca przygotowuje kontrolę w oparciu o Standardowy Plan Kontroli.

Jednostka: ewidencjonuje dokumenty, przypisuje producentowi numer oraz przygotowuje i wysyła do producenta umowę.

Po podpisaniu i przesłaniu umowy proces certyfikacji uznaje się za rozpoczęty.

4. Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru

Inspekcja roczna przeprowadzana jest zgodnie z planem kontroli i obejmuje potwierdzenie zgodności procesu produkcji ze specyfikacją techniczną. Inspekcja roczna jest zapowiedziana.

Oprócz inspekcji rocznej jednostka przeprowadza także inspekcje nadzoru niezapowiedziane związane z działaniami monitorującymi lub związane z informacjami nadzoru. Każdorazowo kopię protokołu kontroli otrzymuje producent.

5. Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji

Kontrolerzy niezwłocznie po zakończeniu inspekcji przekazują sprawozdanie do Biura Jednostki. JC dokonuje oceny kompletności i poprawności przekazanej dokumentacji kontrolnej.
 

6. Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu. Wystawienie certyfikatu i przekazanie go Klientowi.

Po dokonaniu przeglądu protokołu Uprawniona osoba podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu zgodności ze specyfikacją.
W przypadku negatywnej decyzji producent otrzymuje decyzję na piśmie. Po pozytywnej decyzji producent otrzymuje certyfikat zgodności.

7.Nadzór

Informacje nadzoru obejmują:

• wyniki inspekcji,

• wyniki badań produktów,

• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,

• odwołania, skargi,

• sprawy sporne, reklamacje,

• informacje od klienta o planowanych zmianach w procesie produkcji,

• żądanie informacji przez stronę trzecią,

• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności jednostki.

Producent który nie spełnia wymagań będzie podlegał sankcjom.

Istnieją trzy typy sankcji stosowane w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań:

• naruszenie, rzutująca na zgodność ze specyfikacją, skutkująca zawieszeniem/cofnięciem certyfikatu i/lub zakazem sprzedaży produktów jako tradycyjne i regionalne,

• nieprawidłowość duża, mogąca rzutować na zgodność ze specyfikacją, konsekwencja- ostrzeżenie,

• nieprawidłowość mała, nie rzutująca na zgodność ze specyfikacją, konsekwencja- upomnienie.

Sankcje stosowane są na podstawie Katalogu Sankcji.

A. Uzgodnienia

Na wstępnym etapie procedury certyfikacji Jednostka Certyfikująca szczegółowo uzgadnia z wnioskującym zakres certyfikacji, przyjęcie warunków umowy.
 

B. Przerwanie procesu certyfikacji

Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie wnioskującego na każdym etapie tego procesu, przy czym jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez wnioskującego kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.

Powodem przerwania procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się wnioskującego w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

C. Informowanie o zmianach

W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w tej jednostce, powiadamia ona o tym wszystkich zainteresowanych, wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

 
D. Odwołania, reklamacje i sprawy sporne

Odwołania od decyzji podjętych w procesie certyfikacji powinny wpływać w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Jeżeli wydana zostanie nowa decyzja, przekazuje się ją składającemu odwołanie w ciągu 14 dni wraz z uzasadnieniem, natomiast gdy podtrzymana zostanie pierwotna decyzja, informację o tym przekazuje się także w ciągu 14 dni wraz z uzasadnieniem. Jeżeli składający odwołanie nie akceptuje decyzji, może w ciągu 14 dni skierować swoje odwołanie do Przewodniczącego Rady Ekspertów.

Reklamacje, sprawy sporne wpływające JC, zostają skierowane do wyjaśnienia w zainteresowanych działach. Analiza przeprowadzana jest w Protokole odwołań, skarg, reklamacji, spraw spornych. Odwołania, reklamacje i skargi traktuje się jako źródło możliwej niezgodności i uruchomienia działań korekcyjnych i korygujących.

E. Skargi

Odpowiedź na skargę wpływającą do JC PNG jest udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia, a w przypadku stwierdzenia jej zasadności podejmowane są działania mające na celu usunięcie skutków zaistniałego problemu, natomiast jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni od daty wpłynięcia skargi przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi.

Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu

Po ocenieniu przez Uprawnioną osobę kompletności danych i ich weryfikacji w protokole z kontroli, Uprawniona osoba podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikatu zgodności oraz o terminie ważności certyfikatu.

Jeżeli Uprawniona osoba nie przyznaje certyfikatu lub nie podtrzymuje decyzji o przyznaniu certyfikatu, to JC wystawia  Raport dla Klienta z uzasadnieniem odmowy.

Okres ważności certyfikatu zgodności dla produktów tradycyjnych i regionalnych wynosi 12 miesięcy od daty wydania.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot umowy między wnioskodawcą a jednostką certyfikującą.

Zasady prawidłowego wykorzystania certyfikatów JC, zawieszania i cofania ich, jednostka przekazuje Klientom w Umowie certyfikacyjnej.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:

• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,

• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,

• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,

• informowanie jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,

• stosowania oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

Upomnienie

Ma charakter zwrócenia uwagi na małą nieprawidłowość, wpisywane jest do protokołu kontroli lub przesyłane listem poleconym.

Nieprawidłowość mała, nie rzutująca na zgodność ze specyfikacją, konsekwencja- upomnienie.

Czas trwania upomnienia:

Upomnienie jest ze skutkiem natychmiastowym. Usunięcie przyczyn upomnienia będzie sprawdzane podczas następnej kontroli.

Ostrzeżenie

Ma charakter zwrócenia uwagi na dużą nieprawidłowość i dotyczy nieprawidłowości, które nie mają wpływu na wynik certyfikacji pod warunkiem ,że zostaną one usunięte we wskazanym terminie .

Nieprawidłowość duża, mogąca rzutować na zgodność ze specyfikacją, konsekwencja- ostrzeżenie

Czas trwania:

Okres czasu jest przyznawany na rozwiązanie przyczyny sankcji. Czas przyznany na korektę zostanie uzgodniony między JC a rolnikiem/producentem/ przedsiębiorstwem, maksymalnie do 3 miesięcy na zgłoszenie akcji korekcyjnej od daty ostrzeżenia.

Jednostka Certyfikująca weryfikuje skuteczność działań korygujących w trakcie kolejnej kontroli lub poprzez weryfikację dokumentów.

Zawieszenie ważności certyfikatu i zlecenie działania wyjaśniającego w przypadku :

• stwierdzenia niestosowania się Klienta do wymagań specyfikacji oraz nie wywiązał się z ustaleń pokontrolnych,

• negatywnych wyników kontroli przeprowadzonej w ramach nadzoru,

• uniemożliwienia przeprowadzenia działań kontrolnych,

• stwierdzenia przekroczenia praw i zobowiązań określonych w umowie certyfikacyjnej, jeżeli to przekroczenie nie nosiło znamion złej woli,

• niespełnienie w terminie zobowiązań finansowych wobec JC,

• stwierdzenie, że Klient wprowadził zmiany w produkcji i nie poinformował o tym fakcie JC.

Naruszenie małe lub średnie, rzutujące na zgodność ze specyfikacją, skutkująca zawieszeniem/cofnięciem certyfikatu i/lub zakazem sprzedaży produktów jako tradycyjne i regionalne.

 
Producentowi rolnemu/producentowi/ przedsiębiorstwu uniemożliwi się przez pewien okres czasu na korzystanie z symboli: chronionej nazwy pochodzenia, chronionego oznaczenia geograficznego, gwarantowanej specjalności i posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na w/w metody produkcji.

Czas trwania:

Okres czasu zostanie wyznaczony przez JC i będzie miał maksymalną ważność przez okres 6 miesięcy.

Po wygaśnięciu tego okresu, sankcje, które nie zostały rozwiązane, spowodują anulowanie certyfikatu i kontraktu między JC a rolnikiem/producentem/ przedsiębiorstwem.

Zniesienie zawieszenia:

Zawieszenia zostaną utrzymane dopóki nie będzie pisemnego bądź widocznego dowodu, który potwierdzi, że niezgodność, z której wyniknęło zawieszenie, została rozwiązana. JC podejmie decyzję o przeprowadzeniu zapowiedzianej lub niezapowiedzianej kontroli w celu weryfikacji dowodów.

Cofnięcie

JC cofa ważność certyfikatu w przypadku:

• nadużycia przez Klienta uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,

• stwierdzenia podczas kontroli nadzoru istotnych uchybień niemożliwych do szybkiego usunięcia (naprawy),

• niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu, chyba że Klient uzgodnił z JC zmianę terminu,

• niespełnienie zobowiązań finansowych wobec JC,

• na wniosek Klienta,

• jeżeli Klient nie wprowadzi w wymaganym terminie zmian wymaganych przez przepisy nadrzędne, certyfikat utraci ważność z dniem obowiązywania przepisów nadrzędnych.

Naruszenie duże, anulowanie kontraktu spowoduje całkowity zakaz korzystania z symboli: chronionej nazwy pochodzenia, chronionego oznaczenia geograficznego, gwarantowanej specjalności i posługiwania się certyfikatem.

Czas trwania:

Rolnik/producent/przedsiębiorstwo, któremu anulowano certyfikat nie może ponownie ubiegać się o certyfikację w przez okres 12 miesięcy od daty anulowania.

 
Cennik na pozostałe usługi certyfikacyjne jest udostępniany na życzenie Klienta.

W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:

a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,

b) ocena procesu produkcji,

c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,

d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,

e) nadzór nad używaniem certyfikatu.