Procedura

Certyfikacji Integrowanej Produkcji

1. Złożenie zgłoszenia

Zamiar certyfikacji integrowanej produkcji roślin, zainteresowany producent roślin zgłasza corocznie podmiotowi certyfikującemu, nie później niż 30 dni przed siewem albo sadzeniem roślin, albo w przypadku roślin wieloletnich, do dnia 1 marca każdego roku- Zgłoszenie przystąpienia do systemu certyfikacji integrowanej produkcji i przekazując go do siedziby Jednostki Certyfikującej “PNG”.

Do zgłoszenia wymagane jest dołączenie kopii zaświadczeń o ukończeniu szkolenia w zakresie integrowanej produkcji roślin albo kopii innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin ( art. 64 ust. 4 lub 7).

2. Przegląd zgłoszenia

Przeglądu zgłoszenia dokonuje się w celu upewnienia się, czy:

· wymagania dotyczące certyfikacji integrowanej produkcji są jasno zdefiniowane, udokumentowane i zrozumiane,

· wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy JC a Klientem zostały wyjaśnione,

· JC ma możliwości świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji

W przypadku oceny negatywnej zgłoszenia Klient otrzymuje pismo informacyjne z uzasadnieniem odmowy przyjęcia zgłoszenia.

W przypadku przyjęcia zgłoszenia Klient otrzymuje zaświadczenie o numerze wpisu do Rejestru Producentów Roślin. Zaświadczenie jest wydawane nie później niż 14 dni od dnia otrzymania przez Jednostkę zgłoszenia.

Na etapie przeglądu zgłoszenia Jednostka decyduje w oparciu o ocenę ryzyka w produkcji integrowanej roślin o zakwalifikowaniu zgłoszonego producenta do grupy ryzyka, co z kolei ma wpływ na zakres planowanej inspekcji (to znaczy: czy podczas kontroli będą pobierane również próby produktów do badań w zakresie pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich.)

3. Przygotowanie inspekcji, umowy

Po pozytywnej ocenie wniosku Jednostka Certyfikująca przygotowuje kontrolę w oparciu o Standardowy Plan Kontroli.
Jednostka: ewidencjonuje dokumenty, przypisuje producentowi numer oraz przygotowuje i wysyła do producenta umowę.
Po podpisaniu i przesłaniu umowy proces certyfikacji uznaje się za rozpoczęty.

4. Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru

Czynności kontrolne prowadzą osoby upoważnione przez Jednostkę Certyfikujacą,

Czynności kontrolne prowadzi się w obecności producenta roślin lub osoby przez niego upoważnionej, po okazaniu upoważnienia do prowadzenia tych czynności.

Planowanie kontroli i jego zakres zależy od wyników analizy ryzyka.

Zgodnie z Planem Kontroli inspektorzy przeprowadzają kontrolę roczną.

Podczas kontroli inspektorzy sporządzają Protokół z Inspekcji .

Jeżeli w planie kontroli zlecono pobierania prób do badań, inspektor pobiera je.

Inspektor może pobrać próby do badań w przypadku podejrzenia niestosowania się producenta do wymagań integrowanej produkcji roślin.

Protokół z przeprowadzenia czynności kontrolnych podpisuje osoba przeprowadzająca te czynności oraz producent roślin lub osoba przez niego upoważniona. Odmowę podpisania protokołu z przeprowadzenia czynności kontrolnych odnotowuje się w protokole kontroli.

Producent roślin lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić podmiotowi certyfikującemu umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole z przeprowadzenia czynności kontrolnych w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, podmiot certyfikujący rozpatruje wniesione zastrzeżenia w terminie 7 dni od dnia ich wniesienia. Jeżeli to jest konieczne, zleca przeprowadzenie dodatkowych czynności kontrolnych.

Jednostka Certyfikujaca może przeprowadzać inspekcje nadzoru w przypadku uzasadnionych obaw niespełnienia przez producenta wymagań integrowanej producji.

Inspekcje nadzoru mogą mieć charakter ponownej kontroli i/lub pobrania prób produktów do badań. Celem inspekcji nadzoru jest wyjaśnienie otrzymanej informacji nadzoru.

5. Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji

Jednostka dokonuje oceny kompletności i poprawności przekazanej dokumentacji kontrolnej.

6. Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu poświadczającego stosowanie integrowanej

produkcji roślin.

Certyfikat poświadczający stosowanie integrowanej produkcji roślin wydaje się, jeżeli producent roślin spełnia następujące wymagania:

a) ukończył szkolenie w zakresie integrowanej produkcji roślin i posiada zaświadczenie o ukończeniu tego szkolenia,

b) prowadzi produkcję i ochronę roślin według szczegółowych metodyk zatwierdzonych przez Głównego Inspektora i udostępnionych na stronie internetowej administrowanej przez Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa;

c) stosuje nawożenie na podstawie faktycznego zapotrzebowania roślin na składniki pokarmowe, określone w szczególności na podstawie analiz gleby lub roślin;

d) dokumentuje prawidłowo prowadzenie działań związanych z integrowaną produkcją roślin,

e) przestrzega przy produkcji roślin zasad higieniczno-sanitarnych, w szczególności określonych w metodykach,

f) w próbkach roślin i produktów roślinnych pobranych do badań, nie stwierdzono przekroczenia najwyższych dopuszczalnych pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich;

g) przy produkcji roślin przestrzega wymagań z zakresu ochrony roślin przed organizmami szkodliwymi, w szczególności określonych w metodykach.

Po ocenieniu kompletności danych i ich weryfikacji;

– w protokole z inspekcji

– wyników badań ( jeżeli dotyczy)

– wszelkich informacji dotyczących rozpatrywanego podmiotu

Uprawniona osoba podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikatu poświadczającego stosowanie integrowanej produkcji roślin.

Certyfikat poświadczający stosowanie integrowanej produkcji roślin wydaje się na okres niezbędny do zbycia roślin, nie dłużej jednak niż na okres 12 miesięcy, licząc od daty wydania.

Jeżeli Uprawniona osoba nie przyznaje certyfikatu, to Klient otrzymuje Raport z uzasadnieniem odmowy i wskazaniem możliwości trybu odwoławczego.

7. Wystawienie certyfikatu, podpisanie i przekazanie go.

Certyfikat poświadczający stosowanie integrowanej produkcji roślin, wydawany producentowi roślin, zawiera następujące informacje:

– numer certyfikatu,

– dane osobowe producenta: imię, nazwisko oraz adres i miejsce zamieszkania albo nazwę, siedzibę i adres producenta roślin,

– wykaz roślin i planowany plon danej rośliny,

– termin ważności certyfikatu,

– datę wystawienia certyfikatu,

– dane Jednostki Certyfikujacej,

– podpis osoby wydajacej certyfikat

Certyfikat jest przesyłany Klientowi pocztą.

Decyzje dotyczące zmian zakresu dla produkcji integrowanej

Jeżeli informacja nadzoru dotyczy zmian zakresu certyfikatów dla produkcji integrowanej. Uprawniona osoba analizuje zasadność informacji i podejmuje jedną z decyzji:
– rozszerzenie zakresu , jeżeli plonowanie było ≤ 30 % od prognozowanego (bez dodatkowych opłat),

– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli plonowanie było wyższe o 30 % niż prognozowano.

8. Nadzór

Informacje nadzoru obejmują:

– wyniki inspekcji nadzoru,

– wyniki badań produktów,

– proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,

– odwołania i skargi,

– zmiany w zakresie certyfikatu,

– informacje od Klienta o zmianach w procesie produkcji,

– żądanie informacji przez stronę trzecią,

– wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności jednostki

Producent który nie spełnia wymagań będzie podlegał sankcjom.
Istnieją cztery typy sankcji stosowane w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań: upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie. Dotyczą one niezgodności punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych. Producent ma prawo odwołać się od decyzji o przyznaniu sankcji do Dyrektora JC “PNG” lub Rady Ekspertów działającej przy JC “PNG” jako drugiej instancji.

Zasady współpracy z wnioskodawcami oraz z posiadaczami certyfikatów

Jednostka certyfikująca dąży do zapewnienia sprawnej współpracy z klientami, z uwzględnieniem zaspokojenia ich potrzeb, przy zachowaniu wszelkich wymagań formalnych certyfikacji systemu integrowanej produkcji. Sprawną współpracę z klientami zapewnia między innymi to, że wszelkie istotne informacje są przekazywane w formie telefonicznej lub/i pisemnej i w sposób udokumentowany. Zachowanie poufności jest zapewnione dzięki przekazywaniu informacji tylko osobom upoważnionym przez wnioskodawcę.

USTALENIA DODATKOWE

Działania związane z integrowaną produkcją roślin Klient dokumentuje w Notatniku Integrowanej Produkcji Roślin. Dokument prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej. Wzór Notatnika Integrowanej Produkcji Roślin, z podziałem na rośliny rolnicze, warzywne i sadownicze jest dostępny na stronie internetowej JC “PNG” Sp. z o.o..

A. Uzgodnienia

Na wstępnym etapie procedury certyfikacji jednostka certyfikująca szczegółowo uzgadnia z wnioskującym zakres certyfikacji, przyjęcie warunków umowy.

B. Przerwanie procesu certyfikacji

Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie wnioskującego na każdym etapie tego procesu, przy czym jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez wnioskującego kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania. Powodem przerwania procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się wnioskującego w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

C. Informowanie o zmianach

W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w tej jednostce, powiadamia ona o tym wszystkich zainteresowanych, wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

D. Reklamacje, odwołania i sprawy sporne

Klienci (wnioskodawcy oraz posiadacze certyfikatów) mają prawo do składania reklamacji dotyczących wszelkich działań lub decyzji jednostki certyfikującej. Reklamacje powinny być kierowane do Dyrektora Jednostki. Procedury systemu jakości jednostki certyfikującej zapewniają bezstronne załatwianie reklamacji, obowiązek terminowego powiadamiania zgłaszającego reklamację o sposobie jej załatwienia oraz o możliwości ewentualnego odwołania się do Rady Ekspertów. Sprawy sporne związane z umową zawartą między posiadaczem certyfikatu a jednostką certyfikującą mogą być rozstrzygane na drodze prawnej przewidzianej dla tego rodzaju umów.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot umowy między wnioskodawcą a jednostką certyfikującą.

W umowie są określone szczegółowo zarówno dopuszczalne zasady posługiwania się certyfikatem przez jego posiadacza jaki uzgodnienia dotyczące działań kontrolnych jakie będzie prowadziła jednostka certyfikująca.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:

stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
informowanie jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,

stosowania oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

Upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie certyfikatu

Upomnienie
Ma charakter zwrócenia uwagi na niedociągnięcia lub niezgodności.
Upomnienie jest ze skutkiem natychmiastowym. Usunięcie przyczyn upomnienia będzie sprawdzane podczas następnej kontroli.

Ostrzeżenie
Przyznawany jest czas na rozwiązanie przyczyny sankcji. Jeśli w wyznaczonym terminie jeszcze nie uchylono ostrzeżenia, nakładane jest bezpośrednie całkowite zawieszenie.

Czas trwania:
Czas przyznany na korektę zostanie uzgodniony między Jednostką Certyfikującą (JC) a producentem, maksymalnie do 28 dni kalendarzowych na zgłoszenie działań korekcyjnych od daty ostrzeżenia.

Zawieszenie
Klientowi uniemożliwi się przez pewien okres czasu na korzystanie z symbolu produkcji integrowanej i posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na w/w metody produkcji.

Czas trwania:

Czas zostanie wyznaczony przez JC i będzie wynosił maksymalnie 6 miesięcy. Po wygaśnięciu tego okresu, sankcje, które nie zostały rozwiązane, spowodują anulowanie certyfikatu i umowy między JC a rolnikiem/producentem/ przedsiębiorstwem.

Zniesienie zawieszenia:
Zawieszenia zostaną utrzymane dopóki nie będzie pisemnego bądź widocznego dowodu, który potwierdzi, że niezgodność, z której wyniknęło zawieszenie, została rozwiązana. JC podejmie decyzję o przeprowadzeniu zapowiedzianej lub niezapowiedzianej kontroli w celu weryfikacji dowodów.

Rodzaje zawieszeń bezpośrednich:
– częściowe: tylko niektóre części z certyfikowanego zakresu upraw lub produktów są zawieszone

– całkowite: certyfikat jest całkowicie wycofany na pewien okres czasu.

Cofnięcie
Anulowanie kontraktu spowoduje całkowity zakaz korzystania z symbolu certyfikacji integrowanej produkcji i posługiwania się certyfikatem.

Czas trwania:
Rolnik/producent/przedsiębiorstwo, któremu anulowano certyfikat nie może ponownie ubiegać się o certyfikację w przez okres 12 miesięcy od daty anulowania.

Koszty związane z certyfikacją i opłaty

Koszty związane z całym przeprowadzonym procesem certyfikacji ponosi wnioskodawca niezależnie od wyniku procesu certyfikacji.

Cennik na usługi certyfikacyjne jest udostępniany na życzenie Klienta.

Koszty certyfikacji wyrobu zawierają:

a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,

b) ocena procesu produkcji,

c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,

d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,

e) nadzór nad używaniem certyfikatu.

Koszt badań ( patrz pkt. 2 strona 8 programu) w zakresie pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich ponosi producent roślin.