• RE
  • ISO 22000
  • SZJ
  • Global GAP
  • OPS
  • PRIT
  • ISO 9001

Przebieg procesu certyfikacji przedstawia schemat

1. Złożenie wniosku lub/i zgłoszenia
Zgłoszenia dokonuje właściciel lub osoba zarzadzająca wypełniając:
a) dla gospodarstw- “Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa “
b) dla pozostałych podmiotów w zakresie rolnictwa ekologicznego- “Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa “ oraz “ Wniosek o certyfikację zgodności produkcji prowadzonej metodami ekologicznymi”
c) dla producentów produktów tradycyjnych i regionalnych- “Wniosek o certyfikację zgodności produktów regionalnych i tradycyjnych”
przekazując go do siedziby Jednostki.

Wniosek i Zgłoszenie …. zawiera między innymi:

– podstawę prawną,
– adres Klienta
– oświadczenie Klienta, że informacje zawarte we wniosku zostały wypełnione po uprzednim zapoznaniu z zasadami produkcji ekologicznej lub wymagania dla produktów tradycyjnych i regionalnych,oraz deklarację do stosowania się do wymienionych zasad

2. Przegląd wniosku
Jednostka dokonuje oceny wniosku pod kątem:
– czy informacje zawarte we wniosku są wystarczające,
– czy istnieją informacje nadzoru uniemożliwiające podjęcie dalszych działań kontrolnych,
– w przypadku przetwórni lub produkcji pasz – analizuje receptury, czy spełniają wymagania przepisów prawnych,
– decyzje o podjęciu działalności kontrolnej z ewentualnymi sugestiami dla kontrolera,
– w przypadku produktów tradycyjnych i regionalnych podejmuje decyzje o ewentualnym  pobieraniu prób do badań,
– w przypadku produktów tradycyjnych i regionalnych, po zapoznaniu się ze specyfikacją, uszczegóławia wzór sprawozdania.

3. Przygotowanie inspekcji, umowy i planu kontroli
Po pozytywnej ocenie wniosku Dyrektor Biura DB w oparciu o Standardowy Plan Kontroli przygotowuje Plan Kontroli dla konkretnego Klienta
Jednostka: ewidencjonuje dokumenty, przypisuje producentowi numer oraz przygotowuje i wysyła do producenta plan kontroli i umowę.

Jednostka przesyła do producenta plan kontroli i umowę o dokonanie dobrowolnej certyfikacji zgodności i nadzór nad stosowaniem wydanych certyfikatów
Po podpisaniu i przesłaniu umowy proces certyfikacji uznaje się za rozpoczęty.

4. Inspekcja roczna, inspekcja nadzoru
Inspekcja roczna przeprowadzana jest zgodnie z planem kontroli i obejmuje kompleksowe sprawdzenie zgodności prowadzonej działalności z wymogami Rozporządzenia Rady 834/2007 lub potwierdzenie zgodności procesu produkcji ze specyfikacją techniczną. Jeżeli wymaga tego zapis w specyfikacji podczas inspekcji pobierane są próby wyrobów do badań.
Inspekcja roczna jest zapowiedziana.
Oprócz inspekcji rocznej jednostka przeprowadza także inspekcje nadzoru niezapowiedziane związane z działaniami monitorującymi lub związane z informacjami nadzoru. Każdorazowo kopię protokołu kontroli otrzymuje producent.

5. Zakończenie kontroli i weryfikacja dokumentacji
Kontrolerzy niezwłocznie po zakończeniu inspekcji przekazują sprawozdanie do
Biura Jednostki. Dyrektor Biura DB dokonuje oceny kompletności i poprawności przekazanej dokumentacji kontrolnej.

6. Podjęcie decyzji o przyznaniu certyfikatu lub zaliczeniu roku przestawienia. Wystawienie certyfikatu i przekazanie go Klientowi.
Po dokonaniu przeglądu protokołu Upoważniona Osoba podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu zgodności:

• produkcji ekologicznej lub
• uznaniu roku przestawiania lub
• ze specyfikacją dla produktów tradycyjnych lub regionalncyh

W przypadku negatywnej decyzji producent otrzymuje decyzję na piśmie.

W wyjątkowych przypadkach ( na prośbę klienta pisemną lub telefoniczną) dopuszcza się certyfikację przyspieszoną gospodarstw ekologicznych ( np. ze względu na plonowanie owoców miękich, itp.). Certyfikacja przyspieszona nie dotyczy podmiotów nowych, nie kontrolowanych w latach poprzednich.

Upoważniona Osoba przed podjęciem decyzji certyfikacji przyspieszonej, ocenia:
• wyniki z inspekcji z lat poprzednich,
• plan produkcji na rok dotyczący wydania certyfikatu,
• wszelkie informacje dotyczące rozpatrywanego podmiotu (PS-13.0,1)

Po pozytywnej decyzji producent otrzymuje certyfikat zgodności.

7.Nadzór
Informacje nadzoru obejmują:
• wyniki inspekcji nadzoru,
• wyniki badań produktów,
• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,
• odwołania i skargi,
• zmiany w zakresie certyfikatu,
• informacje od Klienta o zmianach w procesie produkcji,
• żądanie informacji przez stronę trzecią,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności jednostki

Producent który nie spełnia wymagań będzie podlegał sankcjom.
Istnieją cztery typy sankcji stosowane w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań: upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie. Sankcje stosowane są na podstawie Katalogu Sankcji.
Dotyczą one niezgodności punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych.
Producent ma prawo odwołać się od decyzji o przyznaniu sankcji do Dyrektora JC PNG lub Rady Ekspertów działającej przy JC PNG jako drugiej instancji.

Dokumenty związane:
PS- 11.0,1 – PS-11.0,8 Zasady kontroli……..
PS- 11.0,11 Zasady kontroli procesu produkcji produktów regionalnych i tradycyjnych
PS- 12.0,1 Zasady udzielania certyfikatu zgodności produkcji prowadzonej metodami ekologicznymi oraz producentom produktów regionalnych i tradycyjnych,
PS-13.0,1 Nadzór i zmiany w działaniach związanych z nadzorem

PS- 14.0,1 Wykorzystywanie certyfikatów JC zgodności produkcji ekologicznej oraz
produktów regionalnych i tradycyjnych,

Katalog sankcji- Zarządzenie Dyrektora Jednostki 1/2010- 28.05.2010
Zasady współpracy z wnioskodawcami oraz z posiadaczami certyfikatów
Jednostka certyfikująca dąży do zapewnienia sprawnej współpracy z klientami,
z uwzględnieniem zaspokojenia ich potrzeb, przy zachowaniu wszelkich wymagań formalnych systemu certyfikacji.
Sprawną współpracę z klientami zapewnia między innymi to, że wszelkie istotne informacje są
przekazywane w formie telefonicznej lub/i pisemnej i w sposób udokumentowany. Zachowanie poufności jest zapewnione dzięki przekazywaniu informacji tylko osobom upoważnionym przez wnioskodawcę.

A. Uzgodnienia
Na wstępnym etapie procedury certyfikacji jednostka certyfikująca szczegółowo uzgadnia z wnioskującym zakres certyfikacji, przyjęcie warunków umowy.

B. Przerwanie procesu certyfikacji
Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie wnioskującego na każdym etapie tego procesu, przy czym jednostka certyfikująca może domagać się poniesienia przez wnioskującego kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.
Powodem przerwania procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się wnioskującego w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

C. Informowanie o zmianach
W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w tej jednostce, powiadamia ona o tym wszystkich zainteresowanych, wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.

Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu
Decyzje o udzieleniu lub odmowie udzielenia certyfikatu podejmuje Upoważniona Osoba na podstawie wniosku kontrolera prowadzącego certyfikację danego wyrobu.  Wnioski są składane w oparciu o szczegółową analizę wszystkich dokumentów związanych z procesem certyfikacji.
W przypadku decyzji o odmowie udzielenia certyfikatu wnioskujący otrzymuje pisemne uzasadnienie decyzji odmownej i jest powiadamiany o możliwości odwoływania się od decyzji – w określonym terminie do Dyrektora Jednostki. System jakości jednostki certyfikującej jednoznacznie określa tryb postępowania z odwołaniami od decyzji.

Okres ważności certyfikatu zgodności produkcji ekologicznej wynosi 12 miesięcy od daty wydania, a
dla podmiotów prowadzących uprawy roślin ekologicznych może być dłuższy, ale nie więcej niż 18 miesięcy od daty wydania.
Okres ważności certyfikatu zgodności dla produktów tradycyjnych i regionalnych wynosi 12 miesięcy od daty wydania.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu
Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot umowy między wnioskodawcą a jednostką certyfikującą.
W umowie są określone szczegółowo zarówno dopuszczalne zasady posługiwania się certyfikatem przez jego posiadacza jaki uzgodnienia dotyczące działań kontrolnych jakie będzie prowadziła jednostka certyfikująca.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:
• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
• informowanie jednostki certyfikującej o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,
• stosowania oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z umową o nadzorowaniu używania certyfikatu,

Zmiana zakresu certyfikatu
Jeżeli informacja nadzoru dotyczy zmian zakresu certyfikatów (dotyczy tylko procesu certyfikacji produkcji ekologicznej) Uprawniona osoba analizuje zasadność informacji i podejmuje jedną z decyzji:
– rozszerzenie zakresu, jeżeli plonowanie było ≤ 30 % od prognozowanego (bez dodatkowych opłat),
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli plonowanie było wyższe o 30 % niż prognozowano
– zmiany zakresu (ustalonego dla certyfikacji przyspieszonej) w wyniku kontroli rocznej,
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy zakres,
– rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i miejsce produkcji jest takie same jak podczas kontroli certyfikacyjnej (płatne),
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i / lub miejsce produkcji jest inne niż podczas kontroli certyfikacyjnej,
– rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt w obrocie, ale warunki transportu, magazynowania i sprzedaży nie uległy zmianie (płatne).
– zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt w obrocie, ale warunki transportu i/lub magazynowania i/.lub sprzedaży uległy zmianie.

Upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie certyfikatu
Istnieją cztery typy sankcji stosowane w stosunku do producenta nie spełniającego wymagań: upomnienie, ostrzeżenie, zawieszenie i cofnięcie.

Upomnienie 
Ma charakter zwrócenia uwagi na niedociągnięcia lub niezgodności.
Upomnienie jest ze skutkiem natychmiastowym. Usunięcie przyczyn upomnienia będzie sprawdzane podczas następnej kontroli.

Ostrzeżenie
Okres czasu jest przyznawany na rozwiązanie przyczyny sankcji, po którym, jeśli jeszcze nie uchylono ostrzeżenia, nakładane jest bezpośrednie całkowite zawieszenie.

Czas trwania:
Czas przyznany na korektę zostanie uzgodniony między Jednostką Certyfikującą (JC) a producentem, maksymalnie do 28 dni kalendarzowych na zgłoszenie akcji korekcyjnej od daty ostrzeżenia.

Zawieszenie
Producentowi rolnemu lub przedsiębiorstwu uniemożliwi się przez pewien okres czasu na korzystanie z oznaczeń określonych w Rozporządzeniach 834/2007 lub 509/2006 lub 510/2006 , posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na ekologiczną/ tradycyjną metodę produkcji.

Czas trwania:
Okres czasu zostanie wyznaczony przez JC i będzie miał maksymalną ważność przez okres 6 miesięcy.
Po wygaśnięciu tego okresu, sankcje, które nie zostały rozwiązane, spowodują anulowanie certyfikatu i kontraktu między JC a producentem.

Zniesienie zawieszenia:
Zawieszenia zostaną utrzymane dopóki nie będzie pisemnego bądź widocznego dowodu, który potwierdzi, że niezgodność, z której wyniknęło zawieszenie, została rozwiązana.
JC podejmie decyzję o przeprowadzeniu zapowiedzianej lub niezapowiedzianej kontroli w celu weryfikacji dowodów.

Rodzaje zawieszeń bezpośrednich:
– częściowe: tylko niektóre części z certyfikowanego zakresu produkcji są zawieszone.
– całkowite certyfikat jest całkowicie wycofany na pewien okres czasu.

Cofnięcie
Cofnięcie kontraktu spowoduje całkowity zakaz korzystania z oznaczeń o których mowa w RR 834/2007 lub 509/2006 lub 510/2006 posługiwania się certyfikatem lub powoływanie się na inne informacje wskazujące na ekologiczną/tradycyjną metodę produkcji.

Czas trwania:
Producent, któremu cofnięto certyfikat nie może ponownie ubiegać się o certyfikację przez okres 12 miesięcy od daty anulowania.
Koszty związane z certyfikacją i opłaty.
Koszty związane z całym przeprowadzonym procesem certyfikacji ponosi wnioskodawca niezależnie od wyniku procesu certyfikacji.
Dla gospodarstw ekologicznych Jednostka dzieli wymaganą opłatę na dwie części, pierwsza część jest płatna na początku roku. O wysokości i terminach płatności opłat informuje pismo wysłane do Klienta na początku roku.

Cennik na pozostałe usługi certyfikacyjne jest udostępniany na życzenie Klienta.
W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:
a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
b) ocena procesu produkcji,
c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
e) nadzór nad używaniem certyfikatu.

W przypadku produktów tradycyjnych i regionalnych wysokość opłat za badania laboratoryjne (w procesie nadzoru lub w przypadku zlecania podstawowych badań) są ustalane między Jednostką a laboratorium.